مسئول دفتر

شرایط احراز

• مسلط به آفیس
• وقت‌شناس، منظم و مسئولیت‌پذیر
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی (پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه)
• تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها
• جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط
• ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
• گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
• آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در جلسات و کمیسیون‌های مرتبط
• آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیون‌ها، جلسات و سمینارها
• نظارت بر واحد خدمات و تحصیلدار زیر نظر مدیر مربوطه
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
• زبان انگلیسی متوسط
• آشنا با سامانه‌های اداری و بایگانی دیجیتال
• روابط عمومی بالا و نظم شخصی قوی
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف
• دارای روابط عمومی و فن بیان قوی

ساعات کاری

تسهیلات و مزایا

سایر مزایا

• پنجشنبه‌ها تعطیل می‌باشد (مگر در شرایط خاص نیاز به حضور باشد)

محل کار