مسئول دفتر

شرایط احراز

• منشی و رئیس دفتر برای شرکت پیمانکاری

وظایف

• درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد / شرکت در رابطه با آن‌ها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
• رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
• دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
• آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه
• ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
• آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن
• ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و …)
• کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن
• کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
• نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
• پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق
• پاسخ‌گویی به ارباب رجوع حضوری
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
• تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج (تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق
• پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه
• شناسایی تامین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و …)
• هماهنگی با تامین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی، پیک و …
• هماهنگی جهت خرید کالای اداری موردنیاز
• تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق
• پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته
• دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده
• اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
• تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی)
• جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان
• محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
• رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
• رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق
• و تمام مواردی که مدیریت شرکت به نامبرده اعلام نماید

ساعات کاری

تسهیلات و مزایا

محل کار