مسئول دفتر

شرایط احراز

• استخدام مدیر دفتر (Executive Office Manager) در شرکت پارمیس
• شرکت پارمیس به عنوان مجموعه‌ای پیشرو در حوزه (با حوزه فعالیت مثلا: طراحی و تولید محصولات لوکس / فناوری / بازرگانی بین‌الملل)، در راستای توسعه فعالیت‌های خود به دنبال جذب یک مدیر دفتر حرفه‌ای است.
• ما به دنبال فردی هستیم که نه تنها از نظر مهارت‌های اجرایی و سازمانی در بالاترین سطح قرار دارد، بلکه بتواند به عنوان بازوی اجرایی و پشتیبان استراتژیک مدیریت، ارزش افزوده واقعی ایجاد کند
• حداقل 2 سال تجربه کاری مرتبط در سمت مدیریت دفتر / دستیار اجرایی / امور اداری
• مدرک تحصیلی مرتبط (مدیریت، مهندسی صنایع یا رشته‌های مشابه) - ترجیحا کارشناسی یا بالاتر
• توانایی مدیریت جلسات، سفرهای کاری و مکاتبات رسمی داخلی و خارجی
• دقت و توجه به جزئیات
• توانایی مدیریت لوازم و منابع دفتر
• مهارت در تهیه گزارش‌ها و ارائه اطلاعات
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات حساس
• مهارت در مدیریت تماس‌ها و ایمیل‌ها
• توانایی حل مسائل و اتخاذ تصمیم‌های مناسب
• توانایی کار به صورت مستقل و تیمی
• مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس
• مهارت در نگهداری و مدیریت اسناد
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف
• مهارت در هماهنگی جلسات و زمان‌بندی‌ها
• آشنایی با فرآیندهای اداری و دفتری
• توانایی برقراری ارتباط موثر با همکاران و مشتریان
• آشنایی با سیستم‌های مدیریت اطلاعات
• اگر خود را فردی منظم، حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر می‌دانید و آماده‌اید بخشی از تیم موفق پارمیس باشید، رزومه خود را ارسال کنید

وظایف و مسئولیت‌ها

• مدیریت و هماهنگی کلیه امور اداری و دفتری شرکت
• پشتیبانی مستقیم از مدیرعامل در برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای امور روزمره
• تهیه، ثبت و بایگانی دقیق مستندات، قراردادها و مکاتبات داخلی و خارجی
• مدیریت زمان، تنظیم جلسات، هماهنگی سفرها و امور اجرایی مدیرعامل
• پیگیری امور محوله و ارائه گزارش‌های منظم و دقیق به مدیریت
• برقراری ارتباط موثر با همکاران، مشتریان، شرکای تجاری و مراجعان
• حفظ محرمانگی کامل اطلاعات و امانت‌داری در سطح عالی
• همکاری فعال در بهبود فرآیندهای اداری و پشتیبانی
• مدیریت و سازماندهی امور روزمره دفتر

ویژگی‌های شخصیتی و مهارت‌های مورد نیاز

• نظم و دقت استثنایی در مدیریت اطلاعات و پیگیری امور
• تعهد کاری و مسئولیت‌پذیری بالا در انجام وظایف محوله
• مهارت‌های ارتباطی برجسته و روابط عمومی قوی
• قابل اعتماد و رازدار در مواجهه با اطلاعات حساس
• توانایی مدیریت زمان و انجام چندوظیفه‌ای در شرایط پرحجم
• انعطاف‌پذیری و مدیریت استرس در موقعیت‌های غیرمنتظره
• روحیه همکاری و کار تیمی همراه با استقلال عمل بالا
• یادگیری‌پذیری و پویایی در ارتقای مهارت‌های شغلی
• تسلط به ابزارهای نرم‌افزاری اداری و سازمانی (Microsoft Office، ابزارهای مدیریت پروژه و تقویم آنلاین)
• آشنایی با زبان انگلیسی در سطح مناسب (ترجیحاً متوسط)

ساعات کاری

تسهیلات و مزایا

سایر مزایا

• همکاری با تیمی پویا، خلاق و حرفه‌ای در سطح بین‌المللی
• محیط کاری منظم، مدرن و الهام‌بخش
• امکان رشد و ارتقای شغلی در ساختار حرفه‌ای شرکت
• بسته حقوقی و مزایای رقابتی متناسب با تجربه و توانمندی

محل کار