مسئول دفتر مدیر عامل

مهارت‌های تخصصی و تجربه

• سابقه کار: حداقل "3" تا "5" سال سابقه کار مرتبط به عنوان مسئول/ رئیس دفتر (ترجیحاً در سطح مدیران ارشد)
• تحصیلات: کارشناسی در رشته‌های مدیریت، روابط عمومی، ارتباطات، زبان انگلیسی و یا سایر رشته‌های مرتبط
• زبان انگلیسی: تسلط نسبی به زبان انگلیسی در درک مطلب، مکالمه و ایمیل‌نگاری (متوسط به بالا)
• مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط کامل به مجموعه نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, PowerPoint) و جستجو در اینترنت
• اتوماسیون اداری: آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری (مانند همکاران سیستم، چارگون، فراگستر و…)
• نامه‌نگاری: تسلط کامل بر اصول نامه‌نگاری اداری، آیین نگارش و تایپ سریع (فارسی و انگلیسی)

ویژگی‌های فردی و مهارت‌های نرم (بسیار مهم)

• رازداری: امانت‌داری و حفظ کامل محرمانگی اطلاعات سازمان و مدیریت
• روابط عمومی: فن بیان قوی، خوش‌برخورد، دارای مهارت‌های ارتباطی و مذاکره در سطح بالا
• تشریفات: آشنایی کامل با آداب معاشرت حرفه‌ای و اصول تشریفات پذیرایی از مهمانان ویژه (VIP)
• مدیریت زمان: توانایی برنامه‌ریزی دقیق، اولویت‌بندی وظایف و مدیریت همزمان چند کار (Multitasking)
• حل مسئله: توانایی مدیریت بحران، تصمیم‌گیری سریع و پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه
• ظاهر حرفه‌ای: آراستگی ظاهری و پوشش کاملاً رسمی و متناسب با فرهنگ یک شرکت برند
• انعطاف‌پذیری: توانایی کار در شرایط پرفشار و انعطاف‌پذیری در ساعات کاری (در صورت نیاز مدیریت)

شرح وظایف کلیدی

• تنظیم و مدیریت دقیق تقویم کاری، جلسات و قرارهای ملاقات مدیرعامل
• پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و فکس‌های ورودی و خروجی
• تهیه، تنظیم و بایگانی نامه‌ها، گزارش‌ها و مستندات محرمانه و عادی
• هماهنگی کلیه امور مربوط به سفرهای کاری مدیرعامل (بلیت، هتل، ویزا و…)
• استقبال و راهنمایی مراجعین و مهمانان ویژه دفتر مدیریت
• تنظیم صورت‌جلسات مدیریت و پیگیری مصوبات از واحدهای مختلف سازمان

تسهیلات و مزایا

محل کار