مسئول دفتر

شرایط احراز

• حداکثر 35 سال
• دارای مدرک کارشناسی
• مسلط به نرم‌افزارهای Excel, Word, Outlook
• پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)
• برنامه‌ریزی جلسات
• کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده
• ایجاد و تهیه گزارشات هفتگی و روزانه
• انجام پروژه‌های متعدد و توانایی برقراری ارتباط با سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی، بخش خصوصی و ادارات
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
• پاسخگویی به ارباب رجوع به صورت حضوری
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های مدیر مافوق (نظیر محل اقامت و…)
• ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• روابط عمومی و فن بیان بالا
• آشنایی با فرآیندهای اداری و دفتری
• توانایی برقراری ارتباط موثر با همکاران و مراجعین
• مهارت در مدیریت تماس‌ها و ایمیل‌ها
• توانایی مدیریت و سازماندهی امور روزمره دفتر
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف
• توانایی کار به صورت مستقل و تیمی
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات حساس

ساعات کاری

تسهیلات و مزایا

محل کار