آشنایی با شغل متصدی پذیرش هتل
اگر شما از ارتباط با دیگران و کمک به آنها لذت می‌برید و به محیط هتل علاقه دارید، این شغل مناسب شماست.
کار متصدی پذیرش هتل چیست
متصدی پذیرش هتل (فرانت آفیس) فردی است که با انواع واحدهای اقامتی نظیر هتل و متل و امکانات آن‌جا آشنایی دارد و مهارت خوبی در جلب میهمان و پذیرش و ارائه خدمات مطابق با خواسته او دارد. پذیرشگر هتل به مهمانان خوشامد می‌گوید، وضعیت رزرو اتاق‌ها را مدیریت و به درخواست مهمانان در طول اقامت پاسخ می‌دهد. همه امور مربوط به اطلاع‌رسانی، رزرواسیون، پذیرش و خروج میهمانان بر عهده پذیرشگر هتل است. در واقع بخش پذیرش، قلب یک هتل محسوب می‌شود، زیرا نخستین برخورد میهمان با کارکنان هتل در این بخش صورت می‌گیرد.
رفتار متصدی پذیرش هتل باید در همه حال مودبانه و صمیمی، توام با آرامش و صبوری حتی در شرایط بحرانی باشد. او باید به همه جزئیات توجه کند. متصدی پذیرش هتل باید مهارت روابط عمومی بالا و تا حدی با روان‌شناسی افراد، لهجه‌ها و فرهنگ‌های مختلف آشنایی داشته باشد. او باید از اصول فروشندگی و جذب مشتری به میزان لازم در کار خود استفاده کند. همچنین با شناختی کاملی که از وظایف سایر کارکنان هتل دارد، در رسیدگی به خواسته‌ها، پیشنهادات و شکایات احتمالی میهمانان، سرعت عمل لازم را به کار گیرد.
پذیرشگر هتل باید با نحوه بررسی درستی و اعتبار انواع کارت‌های شناسایی اعم از کارت ملی، شناسنامه و گذرنامه آشنا باشد. همچنین باید انواع روش‌های رزرواسیون را بشناسد و مراحل مختلف هر کدام را در هنگام نیاز به خوبی انجام دهد. یکی دیگر از کارهای مهم او اطلاع‌رسانی به میهمانان است از این‌رو باید به منابع اطلاعاتی شهر دسترسی داشته باشد و تا حد زیادی نیز آنها را بداند. او باید بتواند هر نوع اطلاعاتی را که میهمان هتل می‌خواهد در اختیارش قرار دهد. پذیرشگر هتل به صورت نوبتی کار می‌کند. در هتل‌های بزرگ معمولا سه نوبت ۸ ساعتی و در هتل‌های کوچک و مهمان‌پذیرها دو نوبت کاری وجود دارد.
وظایف متصدی پذیرش هتل
- خوشامدگویی به میهمانان در بدو ورود توام با احترام و ادب فراوان
- انجام کارهای مربوط به رزرو اتاق برای مشتریان از طریق تلفن، ایمیل، فکس، نامه یا حضوری
- انجام کارهای لازم در هنگام ورود و خروج مهمانان از جمله گرفتن مدارک شناسایی معتبر از میهمان و بررسی صحت و اعتبار آنها، ارائه فرم مشخصات به میهمان و کمک به او در پر کردن آن، گرفتن و دادن کلید اتاق به میهمانان
- توضیح کامل درباره انواع اتاق‌ها و امکانات هتل به میهمان و کمک به او در انتخاب اتاق مناسب و دادن کلید به او
- گرفتن و دادن پیغام به میهمانان
- پاسخگویی به درخواست‌های مختلف مهمانان (از جمله رزرو بلیط تئاتر یا نگهداری اقلام با ارزش)
- پاسخگویی به سوالات مهمانان و دادن اطلاعات مورد نیاز به آنها
- بررسی و رسیدگی به پیشنهادات، مشکلات و شکایات میهمانان
- آماده کردن صورت‌حساب‌ها و تحویل پرداخت‌های مهمانان در هنگام ترک هتل
- همکاری با سایر کارکنان هتل برای ارائه خدمات بهتر به میهمانان
در اغلب هتل‌ها برای رزرو و نگهداری جزئیات اطلاعات هتل از سیستم‌های کامپیوتری استفاده می‌کنند. در هتل‌های بزرگ معمولا چند پذیرشگر در محل پذیرش هتل کار می‌کنند و هر کدام مسئول بخشی از کار هستند، مثلا فردی مسئول بررسی انواع رزروهای انجام شده و هماهنگی با آنها است اما در هتل‌های کوچک همه کارهای بخش پذیرش و گاهی کار راهنمایی مسافران به اتاق‌هایشان بر عهده متصدی پذیرش است.
مهارت و دانش مورد نیاز شغل متصدی پذیرش هتل
- مهارت‌های ارتباطی عالی
- رفتار دوستانه و مودبانه در پاسخ به مهمانان و تلفن‌ها
- مسئولیت‌پذیری زیاد در رسیدگی به خواسته‌ها و نیازهای میهمانان
- داشتن اطلاعات کافی از امور مختلف شهر ممانند سیستم حمل و نقل و مکان‌های تفریحی
- آشنایی نسبی با اصول فروشندگی و جذب مشتری، روان‌شناسی افراد، فرهنگ شهرها و کشورهای مختلف
- آراستگی ظاهری
- صبر و حوصله
- توانایی حفظ آرامش در شرایط کاری پرفشار
- توانایی استفاده از کامپیوتر و اینترنت برای به کارگیری نرم‌افزارهای هتل‌داری و کسب اطلاعات مورد نیاز مشتریان
- دقت و توجه به جزئیات
- تسلط به زبان خارجی در درجه اول زبان انگلیسی به خصوص در هتل‌های بین‌المللی
تحصیلات، بازار کار و آینده شغلی متصدی پذیرش هتل
علاقه‌مندان پس از گذراندن دوره اول متوسطه می‌توانند وارد رشته هتل‌داری در شاخه کار و دانش شوند. در صورت علاقه‌مندی نیز در دانشگاه در رشته مدیریت هتل‌داری ادامه تحصیل دهند. سایر افراد نیز با داشتن حداقل مدرک دیپلم با گذراندن دوره‌های آموزشی مرتبط زیر نظر سازمان فنی و حرفه‌ای و سازمان میراث فرهنگی می‌توانند وارد این شغل شوند. متقاضیان پذیرش‌گری هتل باید توانایی استفاده از کامپیوتر و نرم‌افزارهای هتل‌داری را داشته و به زبان انگلیسی مسلط باشند، به خصوص اگر بخواهند در هتل‌های بزرگ و بین‌المللی کار کنند.
پذیرشگر هتل می‌تواند در هتل‌های بزرگ و کوچک، مهمان‌سراها و سایر مراکز اقامتی مشغول به کار شود. با کسب تجربه بیشتر می تواند به سمت های بالاتر مانند مدیر داخلی یا مدیر حسابداری هتل برسد. در خصوص وضعیت بازارکار پذیرشگر هتل در ایران آمار درستی در دسترس نیست. بدیهی است در صورت توسعه صنعت گردشگری داخلی و خارجی و افزایش گردشگر و مسافر، بازار کار این شغل نیز بهتر خواهد شد.
شخصیت‌های مناسب شغل متصدی پذیرش هتل
در یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی‌های شخصیتی، ارزش‌ها، علایق، مهارت‌ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی از مهم‌ترین این عوامل ویژگی‌های شخصیتی است. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است. البته هر فرد ویژگی‌های منحصر به فرد خود را دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت اند. به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ‌های شخصیتی مختلف در همه مشاغل هستند و نمی‌توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ‌های شخصیتی خاصی در این شغل موفق می‌شوند. اما طی تحقیقاتی که صورت گرفته تیپ‌های شخصیتی که برای این شغل معرفی می‌شوند، عموما این کار را بیشتر می‌پسندند و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته‌اند.
برای مشاهده سایر مشاغل اینجا کلیک کنید