آشنایی با شغل منشی / مسئول دفتر
اگر فردی منظم و متبحر در انجام کارهای دفتری هستید و دنبال کارهای خیلی تخصصی نیستید، شغل منشی‌گری یا مسئول دفتری برای شما مناسب است.
کار منشی چیست
منشی در لغت به معنای ایجادکننده، به وجودآورنده و ابداع کننده است. اما در کسب و کار و ادبیات روزمره منشی / مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که از عهده وظایفی مانند تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه‌نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی برآید.
در برخی از شرکت‌ها نقش مسئول دفتر پر رنگ‌تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند. به طور سنتی و در تمام دنیا خانم‌ها علاقه بیشتری برای انجام شغل منشی‌گری دارند. به عبارت بهتر خانم‌ها این شغل را بهتر از آقایان انجام می‌دهند و به همین دلیل درصد بیشتری از منشی‌ها را خانم ها تشکیل می‌دهند. یک منشی خوب در این کار باید مهارت‌های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. همچنین منشی باید به جزئیات توجه و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی‌ها به صورت تمام وقت در محیط‌های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت هستند.
وظایف منشی/مسئول دفتر
- نگهداری مستندات و پیام‌های کاغذی و الکترونیکی
- تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
- دریافت و رسیدگی به ایمیل‌های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
- پاسخگویی به نامه‌ها و ایمیل‌های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
- پاسخگویی به تلفن‌ها
- کار با ماشین فکس، سیستم‌های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
- تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و دستوری آن‌ها
- کار با برنامه‌های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر نرم‌افزارهای دفتری
- سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت
دانش و مهارت مورد نیاز منشی/مسئول دفتر
- مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوب، به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
- مهارت سازماندهی و مدیریت زمان، به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف
- مهارت در تایپ، کار با برنامه‌های مورد نیاز کامپیوتری
- آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری زیرا در خیلی از شرکت‌ها نامه‌های اداری توسط منشی تایپ می‌شود
- دقت و توجه به جزئیات
- توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
- توانایی کار تیمی زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت‌ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آن‌ها تعامل مثبت و سازنده داشته باشد
- رازداری زیرا منشی نزدیک‌ترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی‌های مهم او برای مدیریت به حساب می‌آید
بازار کار منشی/ مسئول دفتر
یک منشی میتواند در بخش اداری یا دفتری هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی مشغول به کار شود. این فرد با کسب تجربه و مهارت بیشتر میتواند به رده‌های کارشناس یا مدیر اداری نیز دست یابد. درباره وضعیت بازار کار و میزان استخدام شغل منشی‌گری در ایران، آمار و ارقام دقیقی منتشر نشده است اما به طور کلی با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت‌ها و سازمان‌ها افزایش می‌یابد، نیاز اشخاص، شرکت‌ها و سازمان‌ها به کارکنان دفتری از جمله منشی نیز افزایش خواهد یافت.
شخصیت‌های مناسب شغل منشی / مسئول دفتر
در یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی‌های شخصیتی، ارزش‌ها، علایق، مهارت‌ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی از مهم‌ترین این عوامل ویژگی‌های شخصیتی است. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است. البته هر فرد ویژگی‌های منحصر به فرد خود را دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت اند. به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ‌های شخصیتی مختلف در همه مشاغل هستند و نمی‌توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ‌های شخصیتی خاصی در این شغل موفق می‌شوند. اما طی تحقیقاتی که صورت گرفته تیپ‌های شخصیتی که برای این شغل معرفی می‌شوند، عموما این کار را بیشتر می‌پسندند و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته‌اند.
برای مشاهده سایر مشاغل اینجا کلیک کنید
از تجربیات دیگران استفاده کنید!
مطالعه تجربیات شرکت کنندگان آزمون‌های استخدامی سازمان‌های مختلف در دوره های گذشته می تواند نقش بسزایی در قبولی شما در سازمان مورد نظر داشته باشد.
۱۰ نظر برای آشنایی با شغل منشی / مسئول دفتر