استخدام مسئول دفتر مدیرعامل در پایساز در محدوده ایرانشهر تهران

شرایط احراز

• پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)
• برنامه‌ریزی جلسات
• کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده
• سفارش لوازم اداری
• ایجاد گزارش
• انجام پروژه‌های متعدد
• تهیه و نظارت بر فاکتورها
• درک خط‌ مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد، شرکت در رابطه با آنها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
• اخذ تاییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
• شناسایی تامین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و…
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی (طرح‌ریزی بودجه‌ی واحد)
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت‌ نداشتن‌های بالفعل و بالقوه

ساعات کاری

تسهیلات و مزایا

محل کار